De l’utilité de la méthode Agile dans l’organisation du travail

Lors de cet avant-dernier workshop du Digital Boostcamp Croissance, Marc Lainez, expert méthode Agile, a présenté aux participants cette méthode qui met en parallèle les équipes et répartit le travail de manière efficace. Frédéric Carbonnelle, evangelist IT au MIC, a quant à lui abordé deux cas pratiques développés au Softlab Academy.

Marc Lainez, expert méthode Agile

Savez-vous pourquoi, à ses débuts, la marque Ford ne proposait que des voitures noires ? Tout simplement parce que cette couleur séchait plus vite que les autres. En effet, la nécessité d’accroître la productivité, théorisée par Taylor puis mise en place par Ford dans les années 30, a formalisé le travail à la chaîne. Cependant, ce système ne laissait pas de place à l’innovation et à la personnalisation des véhicules. Les Japonais ont de leur côté proposé à leurs clients la personnalisation complète de leur véhicule. Comment y arriver sans perdre du temps et de l’argent ?  En quittant leur organisation de travail linéaire et rigide, ils ont adopté un nouveau système plus souple qui leur a permis de passer le cap de la rentabilité.

Cet exemple présenté par Marc Lainez montre qu’il n’existe pas un seul modèle rentable de production, mais plusieurs. Et c’est là qu’intervient la méthode Agile.

L’agilité au final c’est quoi ?

C’est lâcher du lest dans l’organisation tout en évoluant de manière logique et ordonnée. C’est atteindre un bon équilibre entre un peu de chaos et un peu de bureaucratie. Dans le cas des start-up par exemple, on a régulièrement affaire au premier système tandis que les grandes boîtes sont plutôt organisées à l’extrême, donc au deuxième. Même s’il n’existe pas de modèle idéal de travail, il peut être judicieux de mêler les deux afin d’obtenir des résultats probants tout en évitant des problèmes d’organisation ou la démotivation du personnel à l’innovation.

Selon une logique soutenue par Marc Lainez, lorsque les employés sont utilisés à 100% de leur temps, la mobilité est limitée voire inexistante. S’ils sont occupés à 80%, cela leur donne l’amplitude nécessaire pour repenser l’organisation du travail en trouvant de nouvelles idées et améliorations pour faire évoluer leur environnement professionnel.

Diviser pour mieux régner

Imaginez-vous que vous soyez pompier et que vous ne puissiez sauver qu’une peluche à la fois dans une maison en feu. Vous en ramenez une, puis une deuxième, puis une troisième… par choix personnel. Cette image montre, selon Marc Lainez, qu’on ordonne instinctivement les priorités. En mettant les gens dans l’urgence, ils organisent leur travail.

Dans la boîte à outils Agile, il existe une cinquantaine de manières de « spliter » les grands problèmes et plus petits. C’est là qu’intervient notamment « l’étalonnage » du travail : réaliser par exemple un tableau avec les notions de « To do », « Work in progress » et « Done » est un bon moyen de diviser les éléments de travail et de les résoudre plus vite.

Mettre l’accent sur le travail de l’équipe plutôt que sur l’individu

Le manager du service ou de la start-up a tout intérêt à ce que chaque employé reste flexible dans ses tâches et leur temps d’exécution. En tant que développeur par exemple, être à deux à travailler en même temps sur la même tâche et en laisser de côté d’autres, peut contribuer à résoudre plus rapidement un problème. L’objectif de productivité y est décuplé puisque différents avis et expériences se confrontent directement. On discute, on échange… On avance !

L’agilité ne sert pas à « chipoter », explique Marc Lainez, mais bien à résoudre efficacement les problèmes d’organisation.

L’important, c’est le travail de l’équipe plus que d’une personne.  On obtient ainsi au final des équipes indépendantes et productives. Qui plus est, sur le long terme, tous les membres vont travailler de la même manière et trouver rapidement un consensus sur l’importance de chaque élément.

En conclusion, il existe une multitude d’outils dans la boîte Agile. Le tout est de savoir bien les utiliser et au bon moment…

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Deux cas concrets présentés par Frédéric Carbonnelle, evangelist IT au MIC

Frédéric Carbonnelle, evangelist IT MIC

Frédéric Carbonnelle, evangelist IT au Microsoft Innovation Center de Mons, accompagne chaque année des stagiaires développeurs pendant quatre mois. Des porteurs de projet proposent un challenge digital et innovant à la trentaine de participants. A la fin de ce stage, ils doivent présenter un résultat concret à ces « clients ».

Mais comment promettre aux porteurs de projet que 15 semaines plus tard, ils auront quelque chose entre leurs mains ? L’objectif n’est pas d’offrir un produit fini mais d’en fournir un semi-fini ayant une valeur : le projet est-il faisable, sous quelles contraintes, intéresse-t-il les gens ?

Pour arriver à ces conclusions, il est nécessaire d’organiser les différents groupes de travail. C’est dans cette optique qu’un calendrier de l’avancement et de l’adaptation des priorités est établi. Chaque semaine, les stagiaires définissent les priorités de la semaine. Frédéric Carbonnelle a donc pu constater que d’une semaine à l’autre, celles-ci changent notamment en fonction de l’ajout de problèmes à résoudre ou de fonctionnalités nouvelles à intégrer pour continuer le développement. Ce cadre n’a pas nécessairement permis de travailler plus vite mais mieux.

Prioriser, utiliser des indicateurs, gérer les risques, faire des prévisions… sont autant d’étapes de réflexion importantes au bon déroulement du projet.

Deux exemples concrets

Deux projets pérennes ont été élaborés dans les locaux du MIC par les stagiaires : le Privacy Passport et le Cyber Help. Le premier a été sélectionné car la gestion de la problématique paraissait insurmontable. La méthode Agile a permis ici de la découper en plus petites sections et à en choisir une à développer pour le testing final. L’intérêt du second, Cyber Help, était la difficulté de se mettre à la place de l’utilisateur qui était un enfant harcelé.

Premier contact, définition du MPV, des risques (business, social, technologique, de coût, d’agenda), sprint review, planning, sprint retrospective… Ces étapes contribuent à la création des prototypes qui sont testés par les partenaires à la fin du stage. On n’a pas de garanti de résultat. Mais les participants font la « promesse » de proposer quelque chose en peu de temps qui aura un maximum de valeur. Mais au final, quelle valeur souhaite-t-on que le produit ait ? La satisfaction du client et la connaissance du résultat du projet : le produit peut marcher et peut être lancé ou non.

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