Microsoft 365 Copilot Cowork : quand l’IA commence réellement à prendre en charge une partie du travail
- Antoine Smet
- il y a 4 heures
- 7 min de lecture
Depuis plusieurs mois, Microsoft enrichit Microsoft 365 Copilot avec de nouvelles capacités. Parmi elles, Copilot Cowork marque une évolution importante dans la manière d’utiliser l’intelligence artificielle en entreprise.
Contrairement au Copilot classique, qui répond principalement à une demande ponctuelle, Cowork est conçu pour prendre en charge des missions plus complètes.
Il ne se contente plus de générer un texte ou de résumer un document. Il peut planifier les différentes étapes d’une tâche, rechercher les informations nécessaires, s'appuyer sur plusieurs outils et proposer des actions concrètes.
L’objectif n’est donc plus simplement de converser avec une IA, mais de lui déléguer une partie du travail.
Le problème : l’utilisateur reste le chef d’orchestre
Les assistants IA actuels sont déjà performants pour :
rédiger un e-mail,
résumer un document,
préparer une synthèse,
analyser un fichier,
répondre à une question.
Mais lorsque la mission implique plusieurs outils ou plusieurs étapes, l’utilisateur doit généralement reprendre la main.
Il doit :
croiser plusieurs sources,
enchaîner les prompts,
vérifier les résultats,
exécuter lui-même les actions proposées par les outils
Autrement dit, l’IA aide à réaliser certaines étapes, mais elle ne prend pas réellement en charge le processus dans son ensemble.
Cowork : déléguer un objectif plutôt qu’une succession de tâches
Cowork adopte une logique différente.
Son fonctionnement peut être résumé en quatre étapes :
vous décrivez le résultat attendu,
Cowork construit un plan,
il mobilise les outils, connecteurs, Skills et sous-agents nécessaires,
il vous demande d’approuver les actions sensibles avant leur exécution.
Cowork peut notamment préparer des documents, organiser un agenda, planifier des réunions, publier dans Teams ou envoyer des e-mails. Les actions restent visibles dans la conversation et les opérations sensibles nécessitent une validation explicite de l’utilisateur.
L’utilisateur ne doit donc plus nécessairement expliquer chaque étape du processus.
Il peut décrire directement le résultat recherché.
Par exemple :
Analyse mes dossiers clients en cours, identifie les demandes urgentes, prépare les relances nécessaires et propose une organisation de mon agenda pour cette semaine.
Cowork peut alors décomposer cette mission en plusieurs sous-tâches et les exécuter progressivement.
Une logique d’IA agentique
La différence principale avec un chatbot classique réside dans la dimension agentique.
Un chatbot attend une question, produit une réponse, puis s’arrête.
Cowork peut :
analyser l’objectif,
construire un plan de travail,
rechercher les informations nécessaires,
appeler plusieurs outils,
déléguer certaines étapes à des sous-agents,
vérifier l’avancement,
produire différents livrables,
préparer des actions à soumettre à l’utilisateur.
Microsoft présente Cowork comme un agent capable de prendre en charge des tâches multi-étapes à travers l’environnement Microsoft 365.
L’IA ne produit donc plus uniquement du contenu. Elle commence à orchestrer le travail.
Cowork utilise plusieurs modèles d’intelligence artificielle
Cowork ne repose pas sur un modèle unique.
La plupart du temps, l’utilisateur peut laisser la sélection en mode automatique. Cowork choisit alors le modèle en fonction de la complexité de la tâche, du raisonnement nécessaire et du type de travail à réaliser.
Cette approche permet à Microsoft de ne pas limiter Cowork à une technologie particulière.
Mais elle a également une conséquence directe : le coût d’une tâche peut varier selon les modèles, les outils et la quantité de données mobilisés.
Work IQ : comprendre le contexte de travail
La puissance de Cowork ne repose pas uniquement sur les modèles d’intelligence artificielle.
Elle repose également sur Work IQ, la couche de contextualisation développée par Microsoft.
Microsoft Graph permet déjà d’accéder aux informations présentes dans l’environnement Microsoft 365 :
les e-mails,
les fichiers,
les réunions,
les conversations Teams,
les collaborateurs,
les calendriers,
les données des applications connectées.
Work IQ va plus loin en cherchant à mettre ces informations en relation.
Il s’appuie sur trois dimensions :
les données de l’organisation et de l’utilisateur,
la mémoire de ses habitudes, relations et méthodes de travail,
l’inférence permettant de produire des informations contextualisées et des actions pertinentes.
On peut résumer la différence de cette manière :
Microsoft Graph donne accès aux données.
Work IQ cherche à comprendre comment ces données sont liées à votre travail.
Cowork peut ainsi retrouver les éléments pertinents sans que l’utilisateur doive systématiquement indiquer dans quel e-mail, quel fichier ou quelle réunion se trouve l’information.
Les Skills : transmettre une expertise métier à Cowork
Cowork introduit également la notion de Skills.
Un Skill est un ensemble structuré d’instructions, de connaissances, de références, de modèles et éventuellement de scripts que Cowork peut charger lorsqu’une tâche nécessite une expertise particulière.
Une entreprise peut, par exemple, développer :
un Skill pour analyser une demande client,
un Skill pour préparer un dossier d’assurance,
un Skill pour appliquer une procédure RH,
un Skill pour vérifier la conformité d’un document,
un Skill pour produire un reporting selon un format interne,
un Skill pour préparer une réponse commerciale.
Lorsqu’une mission correspond à cette expertise, Cowork peut charger le Skill automatiquement ou à la demande.
Cela permet progressivement de transformer les procédures et connaissances internes de l’entreprise en compétences réutilisables par l’IA.
Les Skills personnalisés doivent toutefois être contrôlés. Microsoft précise que ceux créés par les utilisateurs ne sont pas nécessairement validés par Microsoft. Leurs instructions et leurs résultats doivent donc être examinés avant une utilisation dans des processus sensibles.
Exemple concret : un courtier en assurance
Prenons l’exemple d’un courtier en assurance.
Avec un assistant classique, il pourrait demander :
Résume mes derniers e-mails.
Avec Cowork, il peut déléguer une mission beaucoup plus large :
analyser les e-mails liés aux clients,
identifier les demandes de devis,
détecter les sinistres ouverts,
proposer les dossiers à traiter en priorité,
préparer les e-mails de relance,
estimer le temps nécessaire pour chaque dossier,
créer un tableau de suivi,
proposer des blocs de travail dans l’agenda.
Cowork ne répond plus uniquement à une question.
Il croise les informations disponibles, construit un plan de travail, produit plusieurs livrables et prépare les actions à réaliser.
Cowork, Chat ou Agents : lequel utiliser ?
Microsoft 365 Copilot propose désormais plusieurs manières d’interagir avec l’intelligence artificielle.
Le Chat | Les Agents | Cowork |
Le Chat convient lorsqu’une conversation suffit pour produire le résultat. | Les Agents sont plus adaptés aux tâches précises, délimitées et répétitives. | Cowork devient pertinent lorsque la mission : |
Par exemple :
| Par exemple :
|
|
La bonne question à se poser est donc la suivante :
Est-ce que je souhaite obtenir une réponse, exécuter un processus répétable ou déléguer une mission complète ?
Attention au prix : Cowork fonctionne avec des Copilot Credits
C’est probablement le point le plus important à comprendre avant de déployer Cowork dans une entreprise.
Cowork n’est pas un service dont l’utilisation est automatiquement illimitée simplement parce que l’entreprise possède des licences Microsoft 365 Copilot.
Son utilisation repose sur des Copilot Credits, qui servent d’unité de facturation pour les services d’intelligence artificielle facturés à l’usage.
Le nombre de crédits consommés dépend notamment :
de la longueur de la demande,
du volume de données analysé,
des modèles utilisés,
des outils et connecteurs appelés,
du nombre d’étapes réalisées,
des documents produits,
des contrôles de sécurité exécutés.
Une mission simple et une mission mobilisant plusieurs milliers d’e-mails, documents, outils et sous-agents n’auront donc pas le même coût. Microsoft indique que la consommation dépend du mélange de modèles, de données, d’outils et d’opérations mobilisés pour chaque tâche.
Dans le modèle de paiement à l’usage, Microsoft indique une valeur de référence de 0,01 dollar par Copilot Credit. Des formules prépayées et des capacités mutualisées au niveau de l’organisation existent également.
Cowork nécessite par ailleurs une licence Microsoft 365 Copilot ainsi qu’une configuration de facturation basée sur les Copilot Credits.
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Un coût difficile à anticiper sans phase pilote
Le problème n’est pas uniquement le prix unitaire du crédit.
La difficulté vient du fait que le nombre de crédits consommés peut varier fortement selon les tâches.
Une demande comme :
Résume les trois derniers e-mails de ce client.
sera relativement limitée.
Une mission comme :
Analyse tous mes e-mails des trois derniers mois, croise les dossiers avec SharePoint, vérifie mon agenda, produis un tableau Excel et prépare toutes les relances nécessaires.
peut mobiliser un volume bien plus important de données, d’outils, de tokens et d’étapes.
Le coût réel ne peut donc pas être évalué uniquement à partir du nombre d’utilisateurs.
Il faut également mesurer :
le nombre de missions exécutées,
leur complexité moyenne,
le volume de données traité,
les outils appelés,
les modèles mobilisés,
le nombre d’actions et de livrables produits.
Microsoft propose des outils de gestion des coûts dans le centre d’administration Microsoft 365 ainsi qu’un estimateur spécifique pour modéliser la consommation de Cowork. Les administrateurs peuvent attribuer des crédits, définir des limites et suivre la consommation par utilisateur, groupe ou service.
Dans Cowork, les commandes /cost et /usage permettent également de consulter la consommation liée aux tâches.
La bonne stratégie pour une PME
Déployer Cowork sans contrôle budgétaire est une mauvaise approche.
Une PME devrait commencer par un périmètre limité :
sélectionner quelques cas d’usage précis,
mesurer le nombre de crédits consommés,
comparer le coût avec le temps réellement gagné,
identifier les prompts trop larges ou trop coûteux,
définir des limites par utilisateur ou par équipe,
industrialiser uniquement les usages réellement rentables.
Il ne faut donc pas utiliser Cowork pour toutes les tâches.
Une demande simple pouvant être résolue dans Copilot Chat ne devrait pas nécessairement devenir une mission Cowork.
Cowork doit être réservé aux tâches dont la complexité ou la durée justifie son coût :
préparation complète d’une réunion,
analyse d’un grand nombre de dossiers,
organisation d’un agenda complexe,
production de plusieurs livrables,
recherche transversale dans l’entreprise,
coordination de plusieurs actions.
L’indicateur pertinent n’est pas seulement le nombre de crédits consommés.
Il faut comparer :
le coût de la mission Cowork avec le coût humain du travail qu’elle remplace ou accélère.
Conclusion : un collaborateur numérique, mais avec un compteur
Cowork représente une évolution importante de Microsoft 365 Copilot.
L’objectif n’est plus seulement d’assister l’utilisateur dans une tâche ponctuelle, mais de lui permettre de déléguer des missions complètes en s’appuyant sur ses données, ses outils et ses processus métier.
Pour les PME, le potentiel est réel, particulièrement pour les missions administratives, commerciales et opérationnelles impliquant beaucoup d’informations dispersées.
Mais Cowork ne doit pas être présenté comme une ressource illimitée.
Chaque mission consomme des Copilot Credits et les tâches longues, complexes ou mal cadrées peuvent rapidement devenir coûteuses.
La réussite d’un déploiement dépendra donc de trois éléments :
la pertinence des cas d’usage,
la qualité de la gouvernance des données,
le contrôle strict de la consommation et des coûts.
Cowork peut devenir un véritable collaborateur numérique.
Mais contrairement à un simple chatbot, il faut désormais suivre les missions qu'on lui délègue, ce qu’il exécute et combien chaque mission coûte.
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